Gestione Commesse - Archivio lavori Archivio Lavori aggiornamento 2

[Betoniera]

Betoniera ha pubblicato una nuova risorsa:

Gestione Commesse - Archivio lavori - Programma per gestione e archiviazione Lavori

Programma per gestione e archiviazione Lavori
Per le spiegazioni vedi discussione in software - Software contabilità lavori e gestionali
Saluti
Visualizza allegato 2496

Ulteriori informazioni su questa risorsa...

 

[Betoniera]

PARTE 1
In questa discussione presento un programma per la gestione e archiviazione delle commesse.
L'argomento era stato trattato in altre discussioni come questa

Organizzazione delle commesse

Ciao, non avendo mai lavorato in uno studio di progettazione, tra le tante cose, non so come creare e gestire le commesse. Come nominate la cartella di un lavoro ad esempio acquisito ora? Pensavo di nominare la cartella del lavoro 230604 (Anno - Mese - giorno)...alcuni colleghi invece la...

ingforum.it

Qui si vuole fornire una soluzione pratica.
L’organizzazione delle Commesse un problema piuttosto importante.
Teniamo presente che una commessa può durare anche qualche anno.
Per una gestione efficiente del lavoro, occorre memorizzare i dati, per poterli reperire, aggiornare e consultare in ogni momento.
Quali dati bisogna memorizzare?
Pressochè tutti:

• Nome della società, partita IVA e Codice fiscale per le note e le fatture
• Un nome e numero di telefono di un referente
• Ubicazione dell’immobile
• Quale attività si va a fare
• Che è il progettista, il responsabile della sicurezza e il collaudatore
• Le date di scadenza per il pagamento degli oneri
• La cifra di preventivo e gli acconti ricevuti
• Le attività relative a quella commessa
• Eventuali annotazioni specifiche di quel cliente (ad esempio “Non mi ha pagato”)

All’inizio tutti provano a registrare questi dati manualmente.
Ma la registrazione manuale non è efficiente perché richiede molto tempo, non funziona quando devi ritrovare una pratica e non ti ricordi più il nome del committente, oppure non ti ricordi quanto avevi preventivato verbalmente perché è passato molto tempo. Poi non ti ricordi più tutte le attività che hai fatto e le eventuali spese che hai anticipato.
Occorre una gestione, semplice, che richiede poco sforzo.
Occorre un sistema di ricerca delle pratiche archiviate, veloce, dove si riesce a trovare la pratica al volo, magari rispondendo in tempo reale al telefono.
Si può fare una cosa del genere?
Si! Si può fare con un Database, ma non di quelli venduti sul web (dove non si capisce niente, con manuale di 200 pagine), ma un database autoprodotto che è possibile ampliare o modificare in ogni momento, un database che funziona con Access, che hanno tutti.

ARCHIVIO LAVORI – Immissione, modifica, cancellazione dei Lavori.
Concentrandosi sui Campi da memorizzare ci si rende subito conto che occorrono 2 archivi:
- uno denominato LAVORI dove vengono memorizzati i dati del lavoro,
- l’altro denominato “ATTIVITA’” dove vengono memorizzate le attività,
I due database sono collegati dal campo Codice, per cui, ogni lavoro avrà le sue attività associate, e solo quelle.
Questa sotto è la maschera denominata “Visualizza Edita lavori”


L’archivio LAVORI è indicizzato sul campo lavoro nel formato AAAA-nnn unico per ogni lavoro.
Con questa maschera è possibile scorrere, aggiungere, modificare, cancellare ogni lavoro.
Per ogni lavoro, si vedono le relative attività (in basso a destra) che si possono aggiungere o cancellare.
In nasso a sinistra ci sono indicate le ultime pratiche inserite.
Si precisa che per aggiungere un record nei Lavori occorre prima editarlo col tasto NuovoL e poi memorizzarlo col tasto AggiungiL. Se non si preme AggiungiL, il Record non viene memorizzato.

 

[Betoniera]

PARTE 2
Questa altra maschera denominata “Ricerca lavori” serve per la ricerca delle pratiche


La ricerca può essere fatta:
- per committente, lavoro, attività
- per Progettista arch., strutturista, Resp. sicurezza o collaudatore
- per Attività
oppure si può esaminare il contenuto delle cartelle di archivio col tasto Cartelle

Quando si apre il programma da Access vengono visualizzati i seguenti oggetti

Tabella Lavori contiene l'archivio dei lavori
Tabella Attività contiene le attività
Cliccando di essi è possibile visualizzare l'intero database. E' possibile editare in maniera grezza i dati
Poi ci sono le maschere che sono quelle indicate sopra.
Il numero di cartella è il faldone dove viene archiviata la pratica che va appunto numerato.
I primi 5 lavori inseriti sono di fantasia.
Prima di cancellarli inserisci almeno 2 o 3 pratiche reali in modo da non portare a 0 il numero di pratiche presenti. Non so se la mancanza di Lavori può generare qualche errore.
Uso questo programma da 40 anni. Solo recentemente l'ho tradotto in Access e sembra funzionare correttamente.

L'ARCHIVIAZIONE NON SERVE SOLO PER I LAVORI
Usandolo, ci si rende conto che quel programma non serve solo per i lavori, ma può essere utilizzato per archiviare qualsiasi cosa.
Ad esempio, nel lavorare spesso su Milano, spesso mi arrivava qualche multa che io imboscavo puntualmente, per non sentire la filippica di mia moglie.
Ma non si poteva buttare via la multa e gli estremi del pagamento, al fine di non avere successivi problemi.
Cosi l'archiviavo assieme alle pratiche in modo che la riprendevo quando volevo.
Mia moglie non andava a guardare le pratiche. Ma lo stratagemma non sempre funzionava perchè, spesso, arrivava via posta, a casa, la notifica dell'avvenuto pagamento.
In ogni modo, almeno, contenevo il numero di multe dichiarato (la detrazione dei punti se la beccava mia figlia).

SICUREZZA NELL'ARCHIVIAZIONE DEI PROGETTI
A mio parere i progetti non vanno conservati nel computer di lavoro.
Io utilizzo un Server-Nas che è una piccola scatola, collegata in rete fatta apposta per l'archiviazione di grandi quantità di dati.
I lavori correnti sono sul server, per cui se si guasta il computer o viene rubato, i lavori restano salvi.
E' sufficiente collegare un altro computer in rete e il gioco è fatto.
Il costo è contenuto (sui 400 euro).
Non so quanta capacità ha, ma lì conservo i progetti di almeno 35 anni di attività, foto, e altri documenti senza problemi di spazio.
Per maggiore sicurezza ne ho un altro a casa che aggiorno a fine anno.
Ciao a tutti

 

[mark]

PARTE 2
Questa altra maschera denominata “Ricerca lavori” serve per la ricerca delle pratiche
Visualizza allegato 2498

La ricerca può essere fatta:
- per committente, lavoro, attività
- per Progettista arch., strutturista, Resp. sicurezza o collaudatore
- per Attività
oppure si può esaminare il contenuto delle cartelle di archivio col tasto Cartelle

Quando si apre il programma da Access vengono visualizzati i seguenti oggetti
Visualizza allegato 2499
Tabella Lavori contiene l'archivio dei lavori
Tabella Attività contiene le attività
Cliccando di essi è possibile visualizzare l'intero database. E' possibile editare in maniera grezza i dati
Poi ci sono le maschere che sono quelle indicate sopra.
Il numero di cartella è il faldone dove viene archiviata la pratica che va appunto numerato.
I primi 5 lavori inseriti sono di fantasia.
Prima di cancellarli inserisci almeno 2 o 3 pratiche reali in modo da non portare a 0 il numero di pratiche presenti. Non so se la mancanza di Lavori può generare qualche errore.
Uso questo programma da 40 anni. Solo recentemente l'ho tradotto in Access e sembra funzionare correttamente.

L'ARCHIVIAZIONE NON SERVE SOLO PER I LAVORI
Usandolo, ci si rende conto che quel programma non serve solo per i lavori, ma può essere utilizzato per archiviare qualsiasi cosa.
Ad esempio, nel lavorare spesso su Milano, spesso mi arrivava qualche multa che io imboscavo puntualmente, per non sentire la filippica di mia moglie.
Ma non si poteva buttare via la multa e gli estremi del pagamento, al fine di non avere successivi problemi.
Cosi l'archiviavo assieme alle pratiche in modo che la riprendevo quando volevo.
Mia moglie non andava a guardare le pratiche. Ma lo stratagemma non sempre funzionava perchè, spesso, arrivava via posta, a casa, la notifica dell'avvenuto pagamento.
In ogni modo, almeno, contenevo il numero di multe dichiarato (la detrazione dei punti se la beccava mia figlia).

SICUREZZA NELL'ARCHIVIAZIONE DEI PROGETTI
A mio parere i progetti non vanno conservati nel computer di lavoro.
Io utilizzo un Server-Nas che è una piccola scatola, collegata in rete fatta apposta per l'archiviazione di grandi quantità di dati.
I lavori correnti sono sul server, per cui se si guasta il computer o viene rubato, i lavori restano salvi.
E' sufficiente collegare un altro computer in rete e il gioco è fatto.
Il costo è contenuto (sui 400 euro).
Non so quanta capacità ha, ma lì conservo i progetti di almeno 35 anni di attività, foto, e altri documenti senza problemi di spazio.
Per maggiore sicurezza ne ho un altro a casa che aggiorno a fine anno.
Ciao a tutti

Ottimo lavoro Betoniera, ovviamente si può integrare aggiungendo anagrafiche (in modo da selezionare un nominativo ricorrente per piu pratiche) immobili (piu interventi) e cosi via.
Sul NAS concordo al 100%, utilizzo la stessa modalità. Backup (manuali) periodici su hd esterno.
La meglio sarebbe avere almeno 3 copie in posti fisici diversi

 

[Betoniera]

Nel programma precedente (scritto in Visual Basic) alcuni input (come i professionisti) venivano inseriti tramite una combo-box, in modo che si poteva sia scrivere un nome qualunque, sia prelevarlo da un elenco.
Ovviamente si può fare anche con Access. Ma ho voluto mantenere semplice il programma.
Comunque il programma è aperto. Si può leggere il codice, modificarlo o aggiungere nuove funzioni.
Prudenzialmente è meglio fare una copia e fare gli esperimenti su quella.
Informo che non è difficile. Ogni operazione si traduce nello scorrimento da cima a fondo dell'archivio fino ad arrivare al record giusto. Poi si fa quello che si vuole: Prelevare dati, modificarli, cancellarli ecc.
Nelle righe di commento del programma è quasi sempre indicato quello che si sta facendo, per cui non dovrebbe essere difficile "leggere" il programma che è fatto in VBA.
Con VBA è molto più facile gestire le maschere.
Ciao a tutti.

 

[Betoniera]

VERSIONE ARCHIVIO CON INPUT CON ANAGRAFICA
... si può integrare aggiungendo anagrafiche (in modo da selezionare un nominativo ricorrente per piu pratiche) immobili (piu interventi) e cosi via

Seguendo la indicazione di mark ho modificato l'input dei professionisti e della impresa perchè ricorrenti.
Ora l'input di questi nominativi diventa così:


Sia per i professionisti, sia per le imprese si può accedere ad una lista che contiene i nominativi ricorrenti.
Si può inserire sia un nome della lista sia uno nuovo.
Assieme al database (nella stessa Directory) ci devono essere anche i file Professionisti.txt e Imprese.txt.
I nominativi possono essere editati, in ogni momento, tramite i tasti "Edita Proget." e "Edita Impre".
Nel file zippato sotto ci sono i file ArchivioLavoriForum.accdb, Imprese.txt e Professionisti.txt.
Nell'archivio lavori è cambiata solo la Maschera "Visualizza Edita Lavori", tutto il resto è invariato.
Quindi, se avete già cominciato ad inserire dati, non si deve copiare l'intero archivio, ma basta cancellare la vecchia maschera "Visualizza Edita Lavori" e incollare la nuova, lasciando inalterati gli archivi.
Ciao a tutti.

 

[Betoniera]

Ho pubblicato un aggiornamento 2 in cui ho apportato le modifiche indicate sopra e qualche miglioramento.
Ciao a tutti.

 

[PMEngineer]

Ciao Betoniera, ti ringrazio molto per questo gestionale, è lo strumento ottimale quanto mi riguarda il mio lavoro.
Volevo chiederti se sapessi come modificare il codice del lavoro, 3/4 lavori non hanno il trattino tra l'anno e il numero identificativo nella finestra di visualizzazione:

mentre nella tabella lavori tutto risulta corretto:

Ho sicuramente commesso qualche errore inserendo i dati, ma non saprei come rimediare.
Grazie ancora, ciao..

 

[Betoniera]

Il codice del lavoro è importante perchè deve essere unico ed è il campo che distingue le attività.
Per questo motivo, dopo la sua creazione, ho impedito la sua modifica nelle mie maschere.
Ma è modificabile in forma elementare in questo modo: (vedi figura sotto)
- Cliccare su lavori - si apre il Database come tabella di Access
- Modificare il codice lavoro e salvare.
Se hai inserito delle attività fa la stessa cosa col database "Attività".
Attenzione a non immettere due codici uguali.
In futuro è comunque preferibile immettere i dati con le mie maschere.
Con l'utilizzo vedrai quanto è utile quel programma per ritrovare pratiche e documenti.
Ciao.